20 Punkte die in eure Hochzeitsplanung Checkliste müssen

Aktualisiert: Jan 16

Bei der Hochzeitsplanung gibt es Dinge, die schön sind zu wissen, und es gibt Dinge, auf die es wirklich ankommt. Mit unseren Expertentipps deckt ihr alle wichtigen Grundlagen eurer Hochzeitsplanung ab und behaltet den Überblick.


Unsere 20 Tipps die in eure Checkliste für die Hochzeit müssen

1. Ein Schritt nach dem anderen

2. Die Gäste kommen zuerst

3. Location prüfen - Akustik & Sicht

4. Das Wetter - Hört auf Mutter Natur

5. Location Regelungen - Was ist verboten?

6. Wegbeschreibung zur Hochzeitslocation

7. Hochzeitskosten planen

8. Ehrlichkeit bewährt sich (auch im Budget)

9. Realistische Zeitplanung

10. Feiertage - ist euer Datum ideal?

11. Gästeliste aktualisieren - ist sie komplett?

12. Menü erstellen - Habt ihr an alle Geäste gedacht?

13. Organisation ist alles

14. Shopping Hilfe

15. Candybar oder Cocktailbar?

16. Warten macht sich bezahlt

17. Hochzeitsgäste sagen ab - Was jetzt?

18. Hochzeit mit Kindern - Ja oder Nein?

19. Bestätigung der Dienstleister einholen

20. Zeitplan für den Aufbau




1. Einen Schritt nach dem anderen

Monate vor der Hochzeit, solltet ihr euch einen Plan für die Hochzeitsplanung zusammenstellen und erledigt Punkte nacheinander, in einer logischen Reihenfolge. Es soll euch alles ja auch nicht zu schnell zu viel werden und an Spaß verlieren.


Eine Faustregel gibt es

➣ Ohne festes Datum wird kein Dienstleister gebucht (Make-up Artist, Sänger, Fotografin etc.)

2. Die Gäste kommen zuerst

Überlegt euch die ungefähre Anzahl der Gäste, die ihr einladen wollt, bevor ihr euch für eine der wichtigsten Punkte zu schnell entscheidet: Die Hochzeitslocation


Beachtet dabei:

  • 25 bis 30 Quadratmeter pro Gast


Das mag viel erscheinen, ist es aber nicht, wenn man den Platz mitzählt, den ihr für die Tische, das Service-Personal, die Band und die Tanzfläche benötigt.

Mach euch also Monate vorher Gedanken darüber, welche Angehörigen der Familie und Freunde ihr einladen möchtet. Gerade jetzt ist es relevant, sich zu fragen "Wer sind die wichtigsten Gäste?"

3. Akustik und Sicht der Location prüfen

Stellt sicher, dass euch eure Gäste von ihren Plätzen aus sowohl sehen als auch hören können. Wenn die Leute weiter als 15 Reihen von eurem Zeremonie-Altar oder Podium entfernt sitzen, solltet ihr die Anmietung eines Mikrofons und einer Steigleitung in Erwägung ziehen.

4. Das Wetter - Hört auf Mutter Natur

Achtet auf das Wetter! Es ist bekannt, dass die Gäste bei Hochzeiten im Sommer und bei Empfängen im Winter, bei denen es zu kalt wird, vorzeitig aussteigen. Und da hast du sie dan, eine Location die zu groß ist und ein Buffet das entsorgt werden muss.

So beugst du dem vor:

➣ 2 Monate vorher eine finale Zu bzw. Absage einholen

Am schönsten gelingt das, mit einer 2. "Save the date" Karte - oder auch eine E-Mail - in der man ein letztes mal nach dem Status fragt.

5. Location Regelungen - Was ist verboten?

Fragt den Ansprechpartner des kirchlichen Trauung oder der Eheschließung beim Standesamt, nach der Liste der Einschränkungen/Verboten:

  • Ist zum Beispiel das Fotografieren mit Blitzlicht oder das Zeigen von nackten Schultern verboten?

  • Dürft ihr beim Gelübde-Austausch im Freien Zeltpflöcke auf dem Rasen aufstellen (was oft nicht erlaubt ist)?

  • Ist Sektempfang am Eingang erlaubt?



6. Wegbeschreibungen

Stellt sicher, dass die Gäste wissen, wohin sie kommen sollen. So einfach wie GPS Systeme zu benutzen sind, manchmal sind die Wegbeschreibungen falsch oder es gibt eine schnellere, weniger verkehrsanfällige Route.

➣ Die Route am besten selbst testen und dann die genaue Wegbeschreibung via E-Mail zusenden

7. Budget-Planung

Bei Hochzeitskosten geht es um Ausgewogenheit. Beginnt eure Budgetplanung, indem ihr eine Checkliste mit den wichtigsten Details wie Musik, Hochzeitskleid, Einladungen, Blumen und Fotograf erstellt und jedem eine Nummer zuweist – von eins (sehr wichtig) bis drei (weniger wichtig).

Investiert euer Geld in alle Nummer-Eins Punkte und spart bei der Nummer Drei (Aber nicht alles kann in die Kategorie Nummer eins fallen!). Wenn es beispielsweise auf ein Designerkleid und fabelhaftes Essen ankommt, müsst ihr vielleicht einfachere Einladungen und kleinere Blumenarrangements wählen.


8. Ehrlichkeit bewährt sich (auch im Budget)

Eure Hochzeits-Dienstleister sollten während der Hochzeitsplanung eure wichtigsten und vertrauenswürdigsten Experten sein. Also führt im Vorhinein ein ehrliches Gespräch darüber, was ihr euch wünscht und was ihr mit eurem Hochzeitsbudget schaffen könnt und was nicht.

9. Realistische Zeitplanung

Wenn es auf den letzten Monat eurer Hochzeitsplanung ankommt und ihr in Zeitnot geratet, schaut euch eure kilometerlange To-do-Liste an und streicht drei Dinge.

Ja, streicht drei Dinge!

Es sind nicht die entscheidenden Dinge, die ihr canceln sollt, wie z.B. ein Prozessionslied aussuchen oder die letzten Details mit allen Dienstleistern zu klären. Eliminiert nur die übertriebenen Aufgaben wie zum Beispiel das Malen von "Just Married"-Schildern von Hand oder das Backen von Keksen für alle Gastgeschenk-Tüten.

➣ Einfach streichen und nicht mehr daran denken

10. Feiertage - Ist euer Datum ideal?

Informiert euch frühzeitig, ob euer Hochzeitsdatum auf den gleichen Tag fällt wie ein Feiertag oder ein anderes lokales Ereignis, das sich auf den Verkehr und die Verfügbarkeit von Hotelzimmern auswirken könnte. Wochen vor der Hochzeit zu erfahren, dass es Probleme geben wird macht keinen Spaß.

11. Gästeliste aktualisieren - ist sie komplett?

Der einfachste Weg, das Hochzeitsbudget zu kürzen? Prüft die Gästeliste

Bedenkt, dass die Hälfte eurer Hochzeitsausgaben für die Verpflegung eurer Gäste aufgewendet wird.

Wenn 12 Monate vorher der genaue Ablauf der Hochzeit geplant wird, hat das kurz vor der Trauung noch wenig mit der Realität zutun. Der 3. Punkt vorher hilft euch sehr dabei, eure Gästeliste up-to-date zu halten - Und eure Hochzeitskosten!




12. Menü erstellen - Habt ihr an alle Gäste gedacht?

Eine weitere unvorhergesehene Ausgabe kann die Verpflegung der Dienstleister und Gäste mit besonderen Vorlieben oder Eigenschaften sein.

Bevor ihr die Verträge unterschreibt, denkt nochmal an gesonderte Verpflegung für

  • euren Dienstleister

  • geladene Kinder

  • Gäste mit Unverträglichkeiten

  • Gäste mit religiösem Hintergrund

  • sonstige Vorlieben

Ihr solltet eurem Catering Service deshalb ein paar Tage vor der Hochzeit genau mitteilen, wie viele Gäste und Dienstleister ihr verpflegen müsst und was serviert werden soll.

➣ So minimiert ihr nicht nur eure Kosten sondern vermeidet auch noch, das am Ende zu viel übrig bleibt und entsorgt werden muss.

-> Zu Covid-19 Hochzeitsplanung Tipps hier entlang <-

13. Organisation ist alles

Falls ihr keinen Hochzeitsplaner habt, haltet eure

  • Korrespondenz mit den Dienstleistern

  • eure Notizen

  • Fotos oder Aufreißer aus Zeitschriften

  • Rechnung, Verträge & co.


in einer Mappe fest oder nutzt eine Hochzeitsplanung Checkliste oder Planugs-App.

Weitere Tipps um jederzeit den roten Faden eurer Hochzeitsplanung zu behalten

➣ Richtet am besten eine spezielle E-Mail-Adresse ein, oder einen Ordner im E-Mail Fach, die eurer Hochzeit gewidmet ist

➣ Speichert wichtige Lieferantennummern 2-fach ab. 1x im Laptop/Computer o. Handy & 1x ausdrucken

➣ Gebe deinem Partner Zugriff drauf, sodass ihr beide daran arbeiten könnt

➣ Sprecht euch monatlich ab, was zutun ist und teilt die Aufgaben auf

➣ Führe wöchentlich über den Fortschritt deiner Planung Protokoll



14. Shopping Hilfe

Geht nicht alleine shoppen - die Kleider werden nach einer Weile anfangen, alle gleich auszusehen, und es wird schwierig sein, sich daran zu erinnern, welcher Stil dir eigentlich gefällt.

Aber seid vorsichtig, welche Person du mitnehmen willst. Wenn deine Mutter oder deine Geschwister nicht mitkommen können, fragt einen guten Freund, der wirklich ehrlich ist.

15. Kümmert euch um die Bar (Candy & Cocktail)

Normalerweise benötigt ihr einen Barkeeper pro 50 Gäste, um die Schlange möglichst kurz zu halten.


Wenn ihr jedoch Cocktails serviert, die nicht im Voraus (oder in großen Mengen) hergestellt werden können, solltet ihr zusätzlich Personal für diese Aufgabe buchen.


➣ Vielleicht hast du einen Undercover Barkeeper in der Familie bzw. Frezundeliste?

Nicht nur als Braut und Bräutigam, auch als Gast & Dienstleister, freut sich jeder über eine Candybar.

Für die Naschkatzen unter den geladenen Gästen ist das ideal! Eine freie Trauung ist nur halb so spaßig, wenn die Candybar oder Cocktailbar fehlt - denkt also rechtzeitig darüber nach und gestaltet bei Möglichkeit eventuell eigene Drinks & Süßigkeiten!

16. Warten macht sich bezahlt

Manchmal kann sich eine Hochzeit zu planen in letzter Minute zu euren Gunsten auswirken. Je näher euer Termin rückt, desto mehr Verhandlungsmacht habt ihr. Bedenkt das, falls etwas kurzfristig schief gehen sollte.

17. Gäste sagen ab - Was jetzt?

In der Regel sagen 10-20 Prozent der Personen, die ihr einladet, ab.

Dies hängt natürlich vom Ort eurer Hochzeit ab, wie viele Auswärtige auf eurer Liste stehen und vom Zeitpunkt der Veranstaltung (einige Gäste haben vielleicht jährliche Urlaubspläne).




18. Hochzeit mit Kindern - Ja oder Nein?

Hochzeit inklusive Kinder oder nicht? Das ist eine wichtige Frage für viele eurer Gäste. Kommuniziert frühzeitig, ob es eine Kinderbetreuung - und für max. wieviele Kinder - auf eurer Hochzeit geben wird, damit die Eltern und Familien entsprechend planen können.

19. Bestätigung der Dienstleister einholen

Eine Woche vor der Hochzeit, solltet ihr euch bei allen Dienstleistern eine Bestätigung einholen.

"Hallo <Name>, ich wollte nur nochmal bestätigen, dass du/ihr am <Datum>, in <Ort> von <Uhrzeit> bis <Uhrzeit> ....<zusammengefasste Leistungsbeschreibung> durchführen werdet. Ich bitte um Bestätigung via E-Mail..."


Fragt auch nach alternativen Kontaktpersonen, falls etwas sein sollte.


20. Zeitplan für Aufbau

Ihr solltet dafür sorgen, dass eure Dienstleister genügend Zeit für den Aufbau haben. Wenn ihr einen Veranstaltungsort mietet und Hilfe von außen hinzuzieht, fragt unbedingt:

➣ Wie viel Zeit jeder Dienstleister benötigt

➣ Wann der frühstmögliche Zugang zur Location möglich ist

So erspart ihr euch und allen Beteiligten viel Stress und Unklarheit.

➣ Gebt der Location eine Liste euer Dienstleister, so wissen sie wer Zugang erhalten soll & wer nicht.


Weitere Tipps und Anregungen zur eurer Hochzeitsplanung findet ihr auf unserem Instagram Profil @mylocalwedding.app und in unserem Newsletter der 2-3x/Monat versendet wird.



Über die Autorin

Florentina Hysenaj hat mylocalwedding 2018 gegründet und seither ihr Ziel regionale und familiengeführte Unternehmen und Solo-Selbstständige in der Hochzeitsbranche die Aufmerksamkeit zu schenken, die sie verdienen, nie aus den Augen verloren.


Wenn sie mal etwas Zeit für sich braucht, macht sie es einem sehr schwer sie zu finden und wandert alleine durch die bayrischen, schweizer oder italienischen Alpen.

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