Bei der Hochzeitsplanung Checkliste gibt es Dinge, die schön sind zu wissen, und es gibt Dinge, auf die es wirklich ankommt. Mit unseren Expertentipps deckt ihr alle wichtigen Grundlagen eurer Hochzeitsplanung ab und behaltet den Überblick!
1. Datum festlegen
Monate vor der Hochzeit, solltet ihr euch eine Hochzeitsplanung Checkliste zusammenstellen und Punkte nacheinander, in einer logischen Reihenfolge erledigen. Es soll euch alles ja auch nicht zu schnell zu viel werden und an Spaß verlieren.
Eine Faustregel gibt es
➣ Ohne festes Datum wird kein Dienstleister gebucht (Make-up Artist, Sänger, Fotografin etc.)
2. Hochzeitsgäste
Überlegt euch die ungefähre Anzahl der Gäste, die ihr einladen wollt, bevor ihr euch für eine der wichtigsten Punkte zu schnell entscheidet: Die Hochzeitslocation
Beachtet dabei:
- 25 bis 30 m2/Gast
Das mag viel erscheinen, ist es aber nicht, wenn man den Platz mitzählt, den ihr für die Tische, das Service-Personal, die Band und die Tanzfläche benötigt.
→ 43+ Fragen an eine Hochzeitslocation (Bevor ihr euch für eine Buchung entscheidet)
→ 21+ Glückwünsche zur standesamtlichen Trauung
→ 4 wunderschöne Arten deine Trauzeugin zu Fragen
a) Hochzeit mit Kindern – Ja oder Nein?
Hochzeit inklusive Kinder oder nicht? Das ist eine wichtige Frage für viele eurer Gäste. Kommuniziert frühzeitig, ob es eine Kinderbetreuung – und für max. wieviele Kinder – es diese auf eurer Hochzeit geben wird.
b) Gästeliste aktualisieren – ist sie komplett?
Der einfachste Weg, das Hochzeitsbudget zu kürzen? Prüft die Gästeliste
> Die Hälfte eurer Hochzeitsausgaben für die Verpflegung eurer Gäste aufgewendet wird.
Wenn 12 Monate vorher, hat das kurz vor der Trauung noch wenig mit der Realität zutun. Es ist sehr wichtig Eure Gästeliste up-to-date zu halten – Und eure Hochzeitskosten!
c) Hochzeitsgäste sagen ab – Was jetzt?
Dies hängt natürlich vom Ort eurer Hochzeit ab, wie viele Auswärtige auf eurer Liste stehen und vom Zeitpunkt der Veranstaltung.
> In der Regel sagen 10-20 Prozent der Personen, die ihr einladet, ab.
3. Fragen an die Hochzeitslocation
Bei der Wahl der Hochzeitslocation kommt es auf viele Details an, um auch nichts zu vergessen, haben wir hier einen Artikel für euch:
> Tipp: 43+ Fragen an die Hochzeitslocation
Ganz wichtig:
- Eure Gäste sehen und hören von ihren Plätzen ganz gut
- Mikrofone nutzen, sobald die Gäste 15+ Reihen von dem Zeremonie-Altar oder Podium entfernt sitzen
a) Alternativen für schlechtes Wetter
Es ist bekannt, dass die Gäste bei Hochzeiten im Sommer und bei Empfängen im Winter, bei denen es zu kalt wird, vorzeitig aussteigen. Und da hast du sie dan, eine Location die zu groß ist und ein Buffet das entsorgt werden muss. 😭
So beugst du dem zum Großteil vor:
- 2 Monate vorher eine finale Zu- bzw. Absage einholen
- Mit einer 2. “Save the date” Karte – oder auch eine E-Mail – in der man ein letztes mal nach dem Status fragt
b) Location Regelungen – Was ist verboten?
Fragt den Ansprechpartner des kirchlichen Trauung oder der Eheschließung beim Standesamt, nach der Liste der Einschränkungen/Verboten:
- Ist das Fotografieren mit Blitzlicht?
- Dürft ihr beim Gelübde-Austausch im Freien Zeltpflöcke auf dem Rasen aufstellen?
- Ist Sektempfang am Eingang erlaubt?
c) Wegbeschreibung zur Hochzeitslocation
Stellt sicher, dass die Gäste wissen, wohin sie kommen sollen. So einfach wie GPS Systeme zu benutzen sind, manchmal sind die Wegbeschreibungen falsch oder es gibt eine schnellere, weniger verkehrsanfällige Route.
- Die Route selbst testen und dann die genaue Wegbeschreibung via E-Mail zusenden
4. Budget-Planung
Bei Hochzeitskosten geht es um Ausgewogenheit.
- Budgetplanung, mit einer Checkliste der wichtigsten Details erstellen
- Jedem eine Nummer von eins (sehr wichtig) bis drei (weniger wichtig) zuweisen
- Aber nicht alles kann in die Kategorie Nummer eins fallen!
- Investiert euer Geld in alle Nummer-Eins Punkte und spart bei der Nummer Drei
- Wenn es beispielsweise auf ein Designerkleid und fabelhaftes Essen ankommt, müsst ihr vielleicht einfachere Einladungen und kleinere Blumenarrangements wählen.
a) Ehrlichkeit bewährt sich
Eure Hochzeits-Dienstleister sollten während der Hochzeitsplanung eure wichtigsten und vertrauenswürdigsten Experten sein. Also führt im Vorhinein ein ehrliches Gespräch darüber, was ihr euch wünscht und was ihr mit eurem Hochzeitsbudget schaffen könnt und was nicht.
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5. Hochzeitsplanung und realistische Zeiteinteilung
Auf den letzten Monat eurer Hochzeitsplanung geratet ihr in Zeitnot, schaut euch eure kilometerlange To-do-Liste an und streicht drei Dinge.
Ja, streicht drei Dinge!
Es sind nicht die entscheidenden Dinge, die ihr wegstreichen sollt, wie z.B. die letzten Details mit allen Dienstleistern zu klären.
Entfernt Aufgaben wie zum Beispiel das Malen von “Just Married”-Schildern von Hand oder das Backen von Keksen für alle Gastgeschenk-Tüten.
Einfach streichen und nicht mehr daran denken oder an die Trauzeugin/Trauzeugen abgeben
a) Organisation ist alles
Falls ihr keinen Wedding Planner habt, haltet eure
- Korrespondenz mit den Dienstleistern
- eure Notizen
- Fotos oder Aufreißer aus Zeitschriften
- Rechnung, Verträge & co.
in einer Mappe fest oder nutzt eine Hochzeitsplanung Checkliste oder Planugs-App.
Weitere Tipps um jederzeit den roten Faden eurer Hochzeitsplanung Checkliste zu behalten
- Richtet eine spezielle E-Mail-Adresse ein (o. Ordner im E-Mail-Fach)
- Speichert wichtige Handynummern 2-fach ab: 1x im Laptop/Handy & 1x ausdrucken
- Gebe deinem Partner Zugriff auf alle Dateien, sodass ihr beide daran arbeiten könnt
- Sprecht euch monatlich ab, was zutun ist und teilt die Aufgaben gerecht auf
- Haltet euren wöchentlichen Fortschritt als Protokoll fest
b) Zeitplan für Aufbau und Abbau
Eure Dienstleister benötigen genügend Zeit für den Auf- und Abbau. Wenn ihr einen Veranstaltungsort mietet, klärt unbedingt im Vorfeld:
- Wie viel Zeit jeder Dienstleister benötigt
- Zugang zur Location für Auf- und Abbau (Spart euch Stress und Unklarheit)
- Überreicht der Location eine Liste euer Dienstleister, so wissen sie wer Zugang erhalten soll & wer nicht
6. Catering – Habt ihr an alle Hochzeitsgäste gedacht?
Eine weitere unvorhergesehene Ausgabe kann die Verpflegung der Dienstleister und Gäste mit besonderen Vorlieben oder Eigenschaften sein.
Bevor fest gebucht wird, denkt nochmal an gesonderte Verpflegung für
- euren Dienstleister
- geladene Kinder
- Gäste mit Unverträglichkeiten
- Gäste mit religiösem Hintergrund
- sonstige Vorlieben
Ihr solltet eurem Catering Service deshalb ein paar Tage vor der Hochzeit genau mitteilen, wie viele Gäste und Dienstleister ihr verpflegen müsst und was serviert werden soll.
- Das reduziert eure Kosten und vermeidet, das am Ende zu viel übrig bleibt und entsorgt werden muss
a) Cocktail Bar und Candy Bar
Normalerweise benötigt ihr einen Barkeeper pro 50 Gäste, um die Schlange möglichst kurz zu halten.
Wenn ihr jedoch Cocktails serviert, die nicht im Voraus (oder in großen Mengen) hergestellt werden können, solltet ihr zusätzlich Personal für diese Aufgabe buchen.
- Vielleicht hast du einen Undercover Barkeeper in der Familie bzw. Freundesliste?
Braut und Bräutigam sowie Familie und Freunde freuen sich alle über eine Candybar. Für die Naschkatzen unter den geladenen Gästen ist das ideal!
Eine freie Trauung ist nur halb so spaßig, wenn die Candybar oder Cocktailbar fehlt – denkt also rechtzeitig darüber nach und gestaltet bei Möglichkeit eventuell eigene Drinks & Süßigkeiten!
7. Dienstleister
Eine Woche vor der Hochzeit, solltet ihr euch bei allen Dienstleistern eine Bestätigung des genauen Ablaufs einholen.
“Hallo [Name], ich wollte nur nochmal bestätigen, dass du/ihr am [Datum], in [Ort] von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit], [zusammengefasste Leistungsbeschreibung] durchführen werdet. Ich bitte um Bestätigung via E-Mail…”
Fragt auch nach alternativen Kontaktpersonen, falls etwas sein sollte.
Fazit
Wir hoffen, dass dir unsere grobe Auflistung der Hochzeitsplanung dabei hilft einen Überblick zu verschaffen. Weitere Hochzeitsplanung Checklisten, Downloads und Co. findest du hier: Hochzeitsvorbereitung Checkliste Downloaden
